ขั้นตอนการสรรหาพนักงานในไทย
จากประกาศงานสู่การจ้าง

กระบวนการสรรหาที่ทำซ้ำได้จะเปลี่ยนการจ้างที่อาศัยโชคให้เป็นการจ้างที่ไว้ใจได้ เมื่อการจ้างทุกครั้งเดินตามชุดขั้นตอนเดียวกัน คุณก็เลิกพึ่งว่าใครบังเอิญสมัครเข้ามาในสัปดาห์นั้น และเริ่มมีระบบที่ผลิตคนดีๆ ได้อย่างตั้งใจ นี่คือกระบวนการที่นายจ้างซึ่งจ้างงานเก่งในไทยใช้กันจริงๆ

แต่ละขั้นด้านล่างมีเหตุผลของมัน ตัดมุมไหนเดี๋ยวมันก็ย้อนกลับมากัดทีหลัง บรีฟที่คลุมเครือให้ JD ที่คลุมเครือ การคัดกรองที่รีบร้อนทำให้เสียเวลาสัมภาษณ์เปล่า การไม่ตรวจ reference ทำให้ได้คนที่จ้างผิดและต้องใช้เวลาสามเดือนค่อยๆ ให้ออก ทำตามลำดับให้ครบ แล้วงานจะทบต้นเป็นผลดีกับคุณ หากอยากเห็นภาพกลยุทธ์ใหญ่ก่อน เริ่มที่คู่มือการหาพนักงานในไทยฉบับสมบูรณ์ แล้วกลับมาที่นี่เพื่อดูคู่มือปฏิบัติแบบเป็นขั้นเป็นตอน

1. เคลียร์บรีฟและล็อกงบให้จบก่อนเริ่มประกาศ

การจ้างที่ผิดพลาดส่วนใหญ่ถูกตัดสินตั้งแต่ตรงนี้ ก่อนที่เรซูเม่ใบแรกจะมาถึงด้วยซ้ำ หัวหน้างานมีไอเดียคลุมเครือว่าต้องการอะไร ยังไม่มีใครตกลงเรื่องเงินเดือน แต่ก็เริ่มหาคนไปแล้ว สามสัปดาห์ต่อมาคุณกำลังสัมภาษณ์คนเพื่อตำแหน่งที่ยังไม่มีอยู่จริง

แก้ด้วยบรีฟหนึ่งหน้า ระบุปัญหาที่ตำแหน่งนี้ต้องแก้ ไม่ใช่แค่ชื่อตำแหน่ง เขียนผลลัพธ์ 3 ถึง 4 อย่างที่คนนี้ต้องส่งมอบใน 6 เดือนแรก ไม่ใช่ "ดูแล social media" แต่เป็น "เพิ่มรายชื่อ LINE OA ให้ถึง 50,000 และรัน 4 แคมเปญต่อเดือน" กำหนดสายการบังคับบัญชาและคนที่ต้องทำงานด้วยทุกวัน จากนั้นขออนุมัติช่วงเงินเดือนเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนลงประกาศ ในตลาดที่แข่งขันสูงของไทย ข้อเสนอที่คุณยื่นได้จริงสำคัญกว่าข้อเสนอที่คุณอยากยื่น การล็อกงบตอนนี้ช่วยป้องกันบทสนทนาที่เจ็บปวด คือตอนที่คุณเจอผู้สมัครเก่งๆ แล้วพบว่าฝ่ายการเงินไม่เคยอนุมัติตัวเลขนั้น

ถ้าคุณกรอกบรีฟหนึ่งหน้าไม่ได้ภายใน 20 นาที แสดงว่าตำแหน่งนี้ยังไม่พร้อมลงประกาศ นี่คือสัญญาณที่ดี ไม่ใช่ปัญหา

2. แปลงบรีฟเป็น JD ที่เปลี่ยนคนอ่านให้มาสมัคร

บรีฟเขียนให้ตัวคุณเอง ส่วน JD เขียนให้ผู้สมัคร การแปลงอย่างหนึ่งไปเป็นอีกอย่างคือจุดที่นายจ้างส่วนใหญ่เสียคนที่ตัวเองต้องการไป เพราะเอาแต่ก๊อปรายการคุณสมบัติทั่วไปยาวเหยียดและคำบรรยายบริษัทที่กว้างเกินไปมาแปะ แล้วสงสัยว่าทำไมมีแต่คนคุณสมบัติต่ำเกินหรือสูงเกินมาสมัคร

JD ที่เปลี่ยนคนอ่านให้เป็นผู้สมัครมีรูปแบบที่คงที่ คือ ประโยคเดียวสรุปว่าบริษัทคุณทำอะไร ย่อหน้าสั้นๆ ว่าทำไมตำแหน่งนี้ถึงมีอยู่ ความรับผิดชอบที่เป็นรูปธรรม 3 ถึง 6 ข้อที่คนนี้จะรับผิดชอบ คุณสมบัติที่แบ่งเป็น must-have กับ nice-to-have ช่วงเงินเดือนที่ระบุชัด และรูปแบบการทำงาน (ออฟฟิศ ไฮบริด รีโมต) ดูองค์ประกอบครบถ้วนและการเปรียบเทียบก่อนหลังได้ที่คู่มือวิธีเขียนประกาศงานให้ดึงดูดผู้สมัครคุณภาพ

มีกฎหนึ่งข้อที่ย้ำได้ไม่รู้เบื่อ คือระบุช่วงเงินเดือน ผู้สมัครไทยตีความ "เงินเดือนตามตกลง" ว่า "ต่ำกว่าตลาด" และคนเก่งที่สุดมักข้ามประกาศที่ปิดบังตัวเลขไป แทนที่จะเสียเวลาสมัครเพื่อมารู้ทีหลัง

3. ลงประกาศในที่ที่ผู้สมัครไทยหางาน แล้วออกไปหาคนที่เหลือ

JD ที่ดีบนช่องทางที่ผิดก็ยังล้มเหลว การลงประกาศคือครึ่งหนึ่งของงาน การหาผู้สมัครเชิงรุกคืออีกครึ่ง และนายจ้างที่จ้างได้เร็วที่สุดทำทั้งสองอย่างพร้อมกัน

เริ่มจากลงประกาศในที่ที่ผู้สมัครไทยมองหาจริงๆ คู่มือวิธีลงประกาศงานฟรีในประเทศไทยของเราอธิบายขั้นตอนปฏิบัติ และคุณไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินเพื่อเข้าถึงกลุ่มผู้สมัครจริงจัง การลงประกาศบน WorkVenture ฟรีสูงสุด 15 ตำแหน่งที่เปิดรับ พร้อมเข้าถึงผู้สมัครคุณภาพกว่า 492,000 คน ราว 90% เป็นผู้จบปริญญาตรี

การลงประกาศอย่างเดียวเป็นเชิงรับ ผู้สมัครที่คุณต้องการที่สุดมักมีงานทำอยู่และไม่ได้เลื่อนดูเว็บหางาน จึงต้องเสริมด้วยการหาเชิงรุก ขอให้ทีมแนะนำคน ค้นฐานผู้สมัครเก่าของคุณเอง และติดต่อตรงไปยังคนที่คุณชื่นชมผลงานอยู่แล้ว คู่มือวิธีหาผู้สมัครงานในประเทศไทยของเราแยกย่อยแต่ละช่องทาง หลักง่ายๆ คือ ถ้าตำแหน่งยังเปิดอยู่หลังลงประกาศไปสองสัปดาห์ ปัญหามักอยู่ที่การหาผู้สมัครเชิงรุก ไม่ใช่ที่ตัวประกาศ

4. คัดให้เข้ม แล้วทำ shortlist สัก 3 ถึง 6 คน

ตอนนี้คุณมีใบสมัครกองโตและเวลาจำกัด เป้าหมายของการคัดกรองยังไม่ใช่การหาคนที่ดีที่สุด แต่คือการตัดคนที่เห็นชัดว่าไม่เหมาะออกไปแบบประหยัดเวลา เพื่อให้คุณใช้ชั่วโมงสัมภาษณ์ไปกับคู่แข่งตัวจริง

ทำสองรอบ รอบแรกให้คะแนนทุกใบสมัครเทียบกับรายการ must-haveจากบรีฟของคุณเท่านั้น ไม่ใช่อย่างอื่น ผู้สมัครคนหนึ่งจะผ่านเกณฑ์หรือไม่ผ่าน อย่าหลงไปกับเรซูเม่ที่ดูน่าประทับใจแต่ขาด must-have ไปสองข้อ นั่นคือจุดเริ่มของการเลื่อนเกณฑ์ รอบที่สองโทรหรือแชตคัดกรอง 15 นาทีกับทุกคนที่ผ่านเกณฑ์ สามคำถามคลายความสงสัยได้เกือบหมด คือ คาดหวังเงินเดือนเท่าไหร่ ต้องบอกกล่าวล่วงหน้ากับนายจ้างปัจจุบันนานแค่ไหน (ในไทยมักเป็น 30 วัน บางครั้งนานกว่านั้นสำหรับตำแหน่งระดับสูง) และระดับภาษาที่ใช้ทำงานเป็นอย่างไรหากตำแหน่งต้องใช้อังกฤษหรือไทยตามมาตรฐานที่กำหนด การยืนยันสามเรื่องนี้แต่เนิ่นๆ ช่วยกันการล่มในช่วงท้าย คือตอนที่ทุกอย่างดูสมบูรณ์แบบจนกระทั่งตัวเลขหรือวันเริ่มงานไม่ลงตัว

ทำ shortlist 3 ถึง 6 คนสำหรับการสัมภาษณ์เต็มรูปแบบ น้อยกว่า 3 คนคุณก็ไม่มีตัวเลือกจริง มากกว่า 6 คนกระบวนการก็ยืดเยื้อ ผู้สมัครเย็นลง และคนเก่งๆ ก็รับข้อเสนอที่อื่นระหว่างที่คุณยังคิดอยู่

5. สัมภาษณ์ทุกคนด้วยมาตรฐานเดียวกันอย่างตั้งใจ

การสัมภาษณ์คือจุดที่กระบวนการดีๆ มาตายลง เพราะการสัมภาษณ์ส่วนใหญ่เป็นการคุยแบบไร้โครงสร้าง ผู้สมัครแต่ละคนได้คำถามต่างกัน และการตัดสินใจขึ้นอยู่กับว่าคณะกรรมการ "ถูกชะตา" กับใคร นั่นคือวิธีที่ทำให้คุณจ้างคนน่ารักที่ทำงานไม่ได้ และคัดผู้สมัครเก่งๆ ที่สัมภาษณ์ในแบบที่ต่างจากคุณออกไปแบบเงียบๆ

โครงสร้างแก้ปัญหานี้ได้ ตัดสินใจคำถามก่อนเจอใคร ผูกแต่ละคำถามกับผลลัพธ์ must-have จากบรีฟของคุณ และถามผู้สมัครใน shortlist ทุกคนด้วยชุดคำถามหลักเดียวกัน ให้คะแนนคำตอบด้วย rubric ง่ายๆ (1 ถึง 4 พร้อมโน้ตสั้นๆ ว่าแต่ละคะแนนหน้าตาเป็นอย่างไร) เพื่อให้คุณเปรียบเทียบคนบนสเกลเดียวกัน ไม่ใช่ตามความรู้สึก เมื่อตำแหน่งเปิดโอกาส เพิ่ม work sample สั้นๆ ที่สมจริง เช่น แบบฝึกหัด 30 นาที การพาดูพอร์ตโฟลิโอ หรือการจำลองการโทรหาลูกค้า ตัวอย่างงานจริงทำนายผลงานได้ดีกว่า "เล่าเหตุการณ์ที่เคยเจอความท้าทาย" มาก

จำกัดไว้ที่สองรอบสำหรับตำแหน่งส่วนใหญ่ และไม่เกินสามรอบสำหรับตำแหน่งระดับสูง ทุกรอบที่เพิ่มหมายถึงวันที่เพิ่ม และในตลาดแรงงานไทยที่ตึงตัว วันที่เพิ่มขึ้นเหล่านั้นคือตอนที่ผู้สมัครอันดับหนึ่งของคุณตอบรับที่อื่น ตัดสินใจให้เร็ว แต่ตัดสินบนหลักฐาน

6. ยกหูโทร: เช็ก reference ก่อน แล้วค่อยยื่นข้อเสนอ

คุณมีตัวเต็งแล้ว ก่อนจะดีใจ ให้โทรสองสาย การตรวจ reference เป็นขั้นตอนที่ถูกข้ามมากที่สุดและมีประโยชน์ที่สุดอย่างหนึ่ง เพราะการโทรคุย 10 นาทีกับคนที่เคยเป็นหัวหน้าของผู้สมัครจริงๆ จะเผยสิ่งที่การสัมภาษณ์ไม่เผย ถามอดีตหัวหน้า ไม่ใช่เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน และถามคำถามเฉพาะเจาะจง คือ คนนี้รับผิดชอบอะไร รับมือกับแรงกดดันอย่างไร คุณจะจ้างเขาอีกไหม และทำไมเขาถึงลาออก ฟังความลังเลให้พอๆ กับฟังคำพูด

เมื่อ reference ผ่าน ให้ยื่นข้อเสนอ และยื่นด้วยวาจาก่อน การโทรสั้นๆ เพื่อยืนยันตัวเลข วันเริ่มงาน และว่าเขาพร้อมตอบรับจริง ทำสองอย่าง คือ จับความไม่ลงตัวได้ก่อนคุณเสียเวลาทำสัญญาทั้งสัปดาห์ และทำให้คุณรับมือ counteroffer ได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งพบบ่อยขึ้นเรื่อยๆ ในไทยที่นายจ้างแย่งกันรักษาคนเก่งไว้ เมื่อผู้สมัครตอบรับทางโทรศัพท์แล้ว ให้ส่งสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรโดยเร็ว การตอบรับด้วยวาจาที่ไม่มีเอกสารคือจุดที่คนดีๆ ค่อยๆ หลุดมือไป

7. onboard เหมือนพนักงานใหม่ยังมีทางเลือกอื่นในมือ

การสรรหาไม่ได้จบที่ลายเซ็น สัญญาที่เซ็นแล้วคือการจ้างบนกระดาษ ส่วนเพื่อนร่วมงานที่ทำงานได้ผลและทุ่มเทในอีกสามเดือนข้างหน้าคือเป้าหมายจริง และช่องว่างระหว่างสองอย่างนี้คือการ onboard ในตลาดที่ผู้สมัครมักถือหลายข้อเสนอ ไม่กี่สัปดาห์แรกยังเป็นช่วงที่พนักงานใหม่ตัดสินว่าตัวเองเลือกถูกหรือยังแอบเปิดทางเลือกไว้

จัดการพื้นฐานให้เรียบร้อยก่อนวันแรก คือ ยืนยันวันเริ่มงานเป็นลายลักษณ์อักษร เตรียมอุปกรณ์ บัญชี และสิทธิ์การเข้าถึงให้พร้อม เพื่อไม่ให้เขานั่งเฉยในเช้าวันที่มาถึง และบอกทีมว่าใครจะมาร่วมงานและทำไม จากนั้นให้ทิศทางกับตำแหน่ง ตั้งเป้าหมาย 30, 60 และ 90 วันให้ชัดเจน เพื่อให้พนักงานใหม่รู้ว่าผลงานที่ดีหน้าตาเป็นอย่างไร และมอบหมาย onboarding buddy ที่คอยตอบคำถามเล็กๆ ที่คนมักเขินที่จะถามหัวหน้า ต้นทุนของการทำเรื่องนี้แย่ๆ ไม่ใช่เรื่องนามธรรม พนักงานที่ลาออกในเดือนที่สองส่งคุณกลับไปที่ขั้นตอนที่ 1 ทันที โดยจ่ายค่ากระบวนการทั้งหมดไปสองรอบ

การสรรหาในไทยใช้เวลานานแค่ไหน

สำหรับตำแหน่งระดับวิชาชีพทั่วไป วางแผนไว้ที่ 4 ถึง 8 สัปดาห์ ตั้งแต่บรีฟที่อนุมัติแล้วจนถึงข้อเสนอที่เซ็น บวกระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้าของผู้สมัครก่อนเริ่มงานจริง รายละเอียดที่สมจริง คือ ไม่กี่วันในการกำหนดตำแหน่งและเขียน JD หนึ่งถึงสองสัปดาห์ในการลงประกาศและหาผู้สมัครเพื่อสะสมกองใบสมัครที่ใช้ได้ หนึ่งสัปดาห์ในการคัดกรองและทำ shortlist หนึ่งถึงสองสัปดาห์ในการสัมภาษณ์และตรวจ reference แล้วจึงยื่นข้อเสนอ บวกระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้า (ในไทยมักเป็น 30 วัน และมักนานกว่านั้นสำหรับตำแหน่งระดับสูง) แล้วช่องว่างระหว่าง "ตอบรับ" กับ "วันแรก" ก็เพิ่มได้อีกหนึ่งเดือนสบายๆ

สิ่งที่ทำให้ช้าลงเกือบทั้งหมดเป็นสิ่งที่เราก่อขึ้นเอง บรีฟที่ไม่เคยถูกอนุมัติอย่างเป็นเรื่องเป็นราวส่งคุณกลับไปที่ขั้นตอนที่ 1 กลางทาง ช่วงเงินเดือนต่ำกว่าตลาดหมายถึงการสัมภาษณ์หลายสัปดาห์ที่ลงเอยด้วยข้อเสนอถูกปฏิเสธ ฟีดแบ็กภายในที่ช้า (หัวหน้างานที่ใช้เวลาห้าวันรีวิว shortlist) ทำให้เสียผู้สมัครที่ดีที่สุดให้คู่แข่งที่เร็วกว่า และการหาผู้สมัครที่อ่อนทำให้ตำแหน่งเปิดอยู่ทั้งเดือนเพราะคุณรอให้คนสมัครมาแทนที่จะออกไปหาเขา เรื่องเหล่านี้ไม่ได้เกี่ยวกับตลาดไทยที่ยาก แต่เกี่ยวกับกระบวนการที่หลวม กระชับทั้ง 7 ขั้นตอน แล้วไทม์ไลน์ก็จะกระชับตามไปด้วย

ตัวแปรที่ส่งผลต่อไทม์ไลน์ทั้งหมดมากที่สุด คือการเข้าถึงผู้สมัครคุณภาพให้ได้มากพอตั้งแต่ต้น การคัดกรอง การสัมภาษณ์ และการตรวจ reference จะดีได้ก็ต่อเมื่อกลุ่มผู้สมัครตั้งต้นดีพอ ฉะนั้นเติมปากกรวยให้เต็มก่อนเป็นอันดับแรก